E’ sempre tempo di vacanza e quindi se sei in procinto di partire per un lungo, o breve viaggio che sia, forse ti starai chiedendo come fare per rispondere alle numerose e-mail che riceverai quando non sei a casa o in ufficio. In questo caso non ti preoccupare, perché è possibile rispondere ai messaggi di posta elettronica automaticamente, impostando Outlook di Microsoft in maniera tale che possa svolgere questo importantissimo lavoro per te.
Outlook di Microsoft è senza ombra di dubbio uno dei programmi di posta elettronica più utilizzati. Per utilizzare Outlook bisogna avere installata la suite per ufficio Office con il relativo account di posta elettronica Outlook, Hotmail o Live configurato.
Con Outlook è possibile anche sincronizzare altri account di posta, tipo Gmail, Yahoo ecc., ma non possiamo settare la risposta automatica con Outlook se vogliamo utilizzare uno di questi account per rispondere ai messaggi.
Come attivare la funzione di risposta automatica su Outlook
La prima cosa da fare, quindi, per far si che Outlook risponda alle e-mail che riceveremo per noi, è quella di creare una risposta automatica. Per procedere alla creazione delle risposta apriamo il programma di posta elettronica Outlook e poi clicchiamo su File.
Nella nuova schermata che si apre, a destra, clicchiamo su Risposte automatiche.
Verrà aperta la scheda Risposte automatiche in cui dovremo attivare la voce Invia risposte automatiche. Adesso proseguiamo mettendo il segno di spunta all’interno delle casella Invia solo all’interno dell’intervallo di tempo.
In Ora di inizio e Ora di fine impostiamo l’intervallo di tempo desiderato.
Se non specifichiamo un intervallo di tempo le risposte partiranno ogni volta che ci sarà la necessità di rispondere a un messaggio a prescindere dal giorno o dall’orario della ricezione. Dopo che abbiamo impostato l’intervallo di tempo, spostiamoci nel campo testo in basso e digitiamo il messaggio che vogliamo venga inviato a chi ci manderà una e-mail.
Se clicchiamo su Regole e poi su Aggiungi possiamo impostare risposte mirate o determinate azioni per certi tipi di contatto singolo o interi gruppi. Questa funzione è molto utile in tutti quei casi vogliamo differenziare le risposte che verranno date agli amici da quelle spedite ai colleghi di lavoro. Finite le impostazioni desiderate clicchiamo su OK per rendere attiva la risposta automatica.
